FAQS – Código QR e o software PHC

1. O que é um documento fiscalmente relevante?

São documentos fiscalmente relevantes, os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos que, independentemente da sua designação, sejam suscetíveis, à apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestações de serviços.

2. A quem se aplica a obrigação de emitir documentos fiscalmente relevantes?

Aplica-se a todas as empresas cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação interna e estejam obrigadas a utilizar programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT.

3. Que documentos afinal têm de ter o código QR e ATCUD?

Na prática, todos os documentos que vão para o SAFT têm de ter o código QR e ATCUD: por exemplo: Faturas, Guias, Recibos, Adiantamentos, Consultas de mesa, Orçamentos, etc..

4. O código QR é gerado a partir de onde?

A geração do Código QR é realizada automaticamente pelo PHC CS, sem recurso a serviços web.

5. Num documento, onde tem de ficar o código QR?

O código QR pode estar em todas as páginas do documento, mas se não tiver em todas, tem de estar obrigatoriamente na primeira ou na última. Apesar de ser permitido ter o código QR só na primeira ou última página, o ATCUD deve estar sempre em todas as páginas.

Quando os dois existem numa página, o ATCUD tem de estar imediatamente acima do Código QR.

6. Fazendo o ATCUD parte da informação a constar no código QR, não existindo o ATCUD, que informação irá constar no seu lugar?

Conforme refere, a implementação do Código QR nas faturas mantém-se para 1 janeiro de 2021, no entanto a menção código único de documento (ATCUD) passa a ser obrigatório a 1 janeiro de 2022.

Nesse sentido o campo para o efeito será preenchido com valor “0” até à entrada em vigor da obrigação da comunicação prévia das séries documentais para a obtenção do código de validação. Quando for atribuído pela AT o código de validação da série, o referido campo deverá passar a ser preenchido com o respetivo ATCUD.

7. Em que módulos PHC vão estar disponíveis estas funcionalidades?

Vão estar disponíveis em PHC CS Gestão, CS POS Back, CS Suporte e CS CRM, e ainda CS Faturação.

8. Como são obtidos os códigos de validação?

Os códigos de validação de séries são obtidos após comunicação à Autoridade Tributária, de todas as séries que pretende utilizar.

9. É necessário ter PHC ON ativo para poder comunicar as séries de faturação? Se não tiver PHC ON ativo como é que se comunica as séries de faturação?

Sim, sem o PHC ON ativo não irá conseguir comunicar as séries de faturação.

10. Numa fatura eletrónica é obrigatório constar o Código QR?

Não há ainda especificação da fatura eletrónica, assumindo que estamos a falar de XML. No caso de um PDF, e como original ou cópia da fatura, sim, devem conter os campos.

11. O consumidor final ao ler o código QR consegue comunicar a fatura à AT? As faturas deixarão de ser comunicadas via SAF-T mensal e deixarão de estar disponíveis no E-Fatura automaticamente?

Ainda não temos informação sobre como irá funcionar o código QR na AT.

12. Os recibos vão passar a ser comunicados em SAF-T?

Os recibos em regime de IVA de Caixa já são comunicados à AT mensalmente. Os restantes recibos apenas são incluídos no ficheiro SAF-T anual.

13. Vai continuar a ser obrigatório a impressão de guias de transporte?

As guias já eram obrigatórias de imprimir, apenas não são, desde que o motorista mantenha consigo e junto à mercadoria o código de retorno da AT. Nada se altera aqui.